Carlos Augusto Sánchez Morales

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Instituto Nacional de Ciencias Médicas y Nutrición Salvador Zubirán

Fabiola Mejía Martínez

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Egresada de Psicología, del Instituto Politécnico Nacional

Somos lo que hacemos día a día,

de modo que la excelencia no es un acto sino un hábito.

Will Durant

Actualmente, en la mayoría de las instituciones se ve reflejado el interés de la mejora continua, ya sea en sus productos, servicios o procesos, esto se logra mayormente a través de metodologías, y de ser posible que sean de fácil aplicación y seguimiento, es decir, a partir de pequeñas acciones que sumadas generen mejoras importantes para posteriormente centrar la atención en las oportunidades en lugar de los problemas.

En esta ocasión nos enfocaremos en la metodología 5S, que simplifica las operaciones dentro de cada ambiente a través de áreas operacionales ordenadas y efectivas. Promueve el bienestar, la salud y la seguridad ya que implementa un programa sistemático que garantiza un ambiente estandarizado de organización y limpieza total.

La metodología 5S surge en Japón, de hecho, su nombre viene designado por la primera letra del nombre de sus cinco etapas, y se inicia con Toyota en los años 60 para conseguir lugares de trabajo más limpios, ordenados y organizados. Surgió tras la Segunda Guerra Mundial por la Unión Japonesa de Científicos e Ingenieros con el objetivo de mejorar la calidad y eliminar obstáculos a la producción eficiente. En un principio se aplicó al montaje de automóviles, pero en la actualidad tiene aplicación a muchos más sectores, empresas y puestos de trabajo (Fernández, 2014 citado por Castro, 2018, p. 8).

De acuerdo con Piñero et al: “El nombre de la metodología de las 5S, proviene de los términos en japonés de los cinco elementos básicos del sistema: Seiri (selección), Seiton (sistematización), Seiso (limpieza), Seiketsu (normalización) y Shitsuke (autodisciplina)” (Piñero et al. 2018, p. 102).

Las 5S van más allá de ser una simple metodología o un listado de actividades por cumplir en un determinado tiempo. Mejor dicho, son una práctica diaria en cada uno de los ambientes en los cuales se quiera implementar. A continuación se presentan una serie de pasos que te ayudarán a comprender cada S de forma más sencilla:

1. El primer paso se centra en la organización y clasificación (Seiri)

En este primer paso se identifican y clasifican los elementos necesarios e innecesarios, con el fin de eliminar lo que no sea útil para realizar cierta actividad o bien para el ambiente. Es importante llevar este primer paso de forma minuciosa ya que se eliminan objetos innecesarios. Y aquellos que sí lo son se deben mantener únicamente en cantidades necesarias para que los siguientes pasos se lleven a cabo con mayor facilidad.

2. El segundo paso se centra en el orden (Seiton)

Para este punto, se ordena el espacio de trabajo de forma eficaz, trabajando únicamente con los elementos clasificados como necesarios, acomodándolos de acuerdo con su utilidad y necesidad con el fin de realizar las actividades con el menor número de movimientos posibles.

3. El tercer paso se centra en la limpieza (Seiso)

Aquí se elimina la suciedad y se mejora la limpieza, para esto se debe buscar la colaboración y el compromiso total por parte de los miembros que conforman el lugar o departamento, fomentando así un clima de colaboración y compromiso.

4. En el cuarto paso se lleva a cabo la estandarización (Seiketsu)

Aquí se pretende identificar las anomalías y reducir la variabilidad de los procesos para promover la responsabilidad en la conservación, acomodo y limpieza de los objetos o procesos, así como los roles; es decir, cómo mantener y controlar las primeras tres S.

5. El último paso se centra en promover la disciplina (Shitsuke)

Tiene como objetivo fomentar los esfuerzos por alcanzar la mejora continua a través de la disciplina y el compromiso para crear hábitos entre el equipo de trabajo y como lo menciona Piñero et al. (2018): “convertir las 4S en una forma natural de actuar, creando hábitos en todos los integrantes de la organización para una cultura de la calidad” (p. 102).

A partir de las áreas de oportunidad que se llegan a localizar en los primeros pasos y aprovechando que la metodología 5S se da por etapas, permitirá acercar a los integrantes del lugar en donde se aplique a un ambiente de mejora paso a paso, obteniendo un cambio en los procesos y actividades, viéndose reflejado en la optimización del espacio en sus mesas de trabajo, debido al orden y clasificación de las herramientas y materiales, lo que generará un ambiente de comodidad para los estudiantes o trabajadores ya que es mejor trabajar en un lugar limpio y ordenado, donde sea fácil encontrar los productos y herramientas necesarias. También se verá reflejada la disminución del tiempo para realizar las tareas, además de optimizar la productividad del personal ya que se evitan accidentes o retrabajos por mala distribución y clasificación de recursos.

A continuación, te presentamos el ejemplo de la implementación de la metodología:

Lugar de aplicación: Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales del Instituto Tecnológico de Ciudad Guzmán

Problemática: “Implementar el sistema de administración de la calidad 5S, para modificar el comportamiento y lograr un mejoramiento continuo en el personal y las condiciones” (Santoyo et al.  2013, p. 363).

Volver eficiente el uso de espacio:

• Reducir los tiempos de ubicación y acceso a herramientas de trabajo y materiales, facilitando así el control visual de ellos.
• “La limpieza y aseo se harán con mayor facilidad y seguridad, lo que dará una mejor presentación al departamento, incrementará la vida útil tanto de herramientas como de equipo al evitar su deterioro por contaminación y, por consiguiente, mejorará el ambiente de trabajo” (Santoyo et al. 2013, p. 364).

Herramientas:

• Metodología 5S (formación e implementación)
• Auditoría

Resultado Obtenido:

• Se redujo el tiempo de búsqueda por herramienta en un 80 %.
• Se redujeron los tiempos de búsqueda de insumos en un 66,6 % y se incrementó en 20 m² los espacios ganados.
• La evaluación del nivel de conocimiento de las 5S incrementó un 60 %.

Como pudimos observar en el caso anterior, y como lo menciona Santoyo et al.  (2013):

Los resultados demuestran que la implementación de la estrategia de las 5S modificó el comportamiento del personal del Departamento de Recursos Materiales y Servicios del Instituto Tecnológico de Ciudad Guzmán. En ese orden resulta necesario considerar que un elemento de importancia es el proceso de educación-aprendizaje para la obtención de resultados (p. 369).

Por último, podemos concluir que la metodología de las 5S es una herramienta amigable, aplicable y con resultados a bajo costo que genera ventajas a los individuos y equipos de trabajo, puesto que el orden se encuentra como una pieza fundamental para llevar a cabo las buenas prácticas, disminuir la ansiedad y el estrés. Sin embargo, para que la mejora siga en la organización y se lleve de la mejor manera, es importante que no se quede sólo con la implementación en un periodo de tiempo, sino que se lleve a cabo como una práctica a largo plazo que llegue a replicarse en todo lo que se hace, por lo que se recomienda seguir trabajando en la implementación de la metodología en cada uno de los procesos nuevos y áreas de trabajo, ya que como sabemos, en ocasiones se irán agregando, sustituyendo o dando de baja herramientas o procesos a lo largo del tiempo.

Referencias

Castro, H. (2018), Implementación de 5`S en la empresa Marel/Manufactura. Tesis de Maestría. Instituto Tecnológico de Matamoros.

Mahalik, P. (s. f.), A Practical Approach to the Successful Practice of 5S.  Disponible en: https://www.isixsigma.com/tools-templates/5s/practical-approach-successful-practice-5s/ [fecha de consulta: enero de 2024].

Piñero, E., Vivas, F. y Flores, L. (2018). Programa 5S´s para el mejoramiento continuo de la calidad y la productividad en los puestos de trabajo. Ingeniería Industrial. Actualidad y Nuevas Tendencias, VI (20), 99-110.

Santoyo, F., Murguía, D., López, A., & Santoyo, E. (2013). Comportamiento y organización. Implementación del sistema de gestión de la calidad 5 S'S. Diversitas: Perspectivas en Psicología, 9 (2), 361-371.